Ngành Văn Thư Hành Chính

1. NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH LÀ GÌ?

Văn thư hành chính là một loại thủ tục trong hoạt động hành chính nhà nước bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lí của cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lí, giải quyết văn bản trong cơ quan đó.

2. MỤC TIÊU ĐÀO TẠO

Kiến thức

– Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức;

– Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

– Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý  văn bản đi;

– Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

– Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;

– Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

– Xử lý được các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư;

– Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

– Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc;

– Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

Kỹ năng

– Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức.

– Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư.

– Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đến bao gồm: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ.

– Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đi bao gồm: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ.

– Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản.

– Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị.

– Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

– Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ.

– Làm thành thạo những thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

– Có kinh nghiệm thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

– Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút.

– Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành.

– Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng.

3. CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP

Ngày nay, vị trí Hành chính văn thư đã trở thành một phần không thể thiếu trong hầu hết các công ty, cơ quan chính phủ, các văn phòng luật pháp, trường học, bệnh viện…. Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên Hành chính văn thư là xử lý và phân phối thông tin trong văn phòng. Điều này đòi hỏi họ cần am hiểu nhiều lĩnh vực hơn so với các công việc khác và không hề dễ dàng như mọi người tưởng.

Một số công việc thường ngày nhân viên Hành chính văn thư làm:

– Quản lý các văn bản đi và nhận.

– Quản lý phần tài sản của công ty.

– Làm cả nhiệm vụ của lễ tân.

– Quản lý hồ sơ về nhân sự.

– Trực tiếp lên bảng lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên.

– Được pháp sử dụng và quản lý con dấu để phân loại ra các văn thư.

– Đảm đương công việc tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hiệu quả nhất.

– Hỗ trợ công ty khai thác, bảo quản và lưu trữ tài liệu một cách thận trọng nhất .

– Chuyên viên về văn thư và hành chính.

– Làm cán bộ hành chính.

– Làm việc chánh văn phòng.

– Làm thư ký và trợ lý cho lãnh đạo.

Là một cán bộ trong ngành văn thư thì sẽ có cơ hội phát triển ở các ngành như:

– Từ chuyên viên lên làm chuyên viên chính văn thư.

– Từ một lưu trữ viên lên làm lưu trữ viên chính.

– Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách ở văn phòng ở phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư và lưu trữ của tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

4. NHỮNG TỐ CHẤT PHÙ HỢP VỚI NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH

✔️ Chăm chỉ, tỉ mỉ và giữ bí mật là những phẩm chất quan trọng.

✔️ Có khả năng giao tiếp và hòa đồng.

✔️ Linh hoạt và năng động.

✔️ Hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ và cấu trúc tổ chức của cơ quan, cũng như từng cấp lãnh đạo cụ thể.

✔️ Thạo về kỹ năng và công việc hành chính – văn phòng.

✔️ Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.

Phòng Tuyển sinh – Trung cấp Công Nghệ Bách Khoa

• Văn phòng tuyển sinh: Số 85 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Quận Gò Vấp, TP. HCM.
• Hotline: 0928.700.122 – Zalo: Trung cấp Công Nghệ Bách Khoa
• Email: hethongtuyensinhvn@gmail.com – Website: https://trungcapbachkhoa.edu.vn/
• Trang Facebook: facebook.com/Bks.edu.vn